Privacybeleid voor sollicitanten
Inleiding
Bij de Europa Ziekenhuizen vormt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en van persoonsgegevens een essentiële prioriteit. In dat kader worden alle verwerkingen van persoonsgegevens uitgevoerd met naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) evenals van alle andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Dit privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten die worden verwerkt in het kader van sollicitatie- en rekruteringsprocedures.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De Europa Ziekenhuizen treden op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7, van de AVG voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden in het kader van de rekrutering van kandidaten.
De leverancier van de rekruteringstool, Profile Group, treedt uitsluitend op als verwerker en verwerkt de gegevens voor rekening van de Europa Ziekenhuizen en op basis van hun gedocumenteerde instructies.
2. Soorten verwerkte gegevens
a. Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
b. Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
c. Persoonlijke gegevens, zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en taal;
d. Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige arbeidsvergunning in België;
e. Psychische kenmerken, zoals persoonlijkheidskenmerken vastgesteld aan de hand van een psychotechnische test;
f. Academisch curriculum;
g. Professionele kwalificaties, zoals beroepsopleidingen en het bezit van een rijbewijs;
h. Beroepservaring;
i. Lidmaatschap van of deelname aan beroepsorganisaties;
j. Publicaties;
k. Informatie over de huidige tewerkstelling;
l. Informatie met betrekking tot de rekrutering;
m. Informatie met betrekking tot het einde van de tewerkstelling;
n. Loopbaangegevens;
o. Gegevens met betrekking tot de organisatie van het werk;
p. Loongegevens;
q. Evaluaties;
r. Functiegerichte opleiding;
s. Beelden;
t. Beveiligingsgegevens, zoals wachtwoorden;
u. Gegevens met betrekking tot vrijetijdsactiviteiten en interesses;
v. Audio- en/of video-opnames van sollicitatiegesprekken;
w. Automatische transcripties van sollicitatiegesprekken, gegenereerd met behulp van een tool voor artificiële intelligentie.
In principe wordt kandidaten nooit gevraagd zogenaamde gevoelige gegevens mee te delen in de zin van de privacywetgeving, behalve wanneer de wet dit in een specifiek geval zou vereisen of toestaan. Daarom wordt kandidaten die een sollicitatieformulier invullen, hun profiel vervolledigen of op welke wijze dan ook communiceren met een personeelslid van de Europa Ziekenhuizen, in het algemeen gevraagd dergelijke informatie niet te verstrekken, met name gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over de gezondheid of gegevens over het seksleven of de seksuele geaardheid, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
3. Verzameling van gegevens
Persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.
a. Indienen van een sollicitatie
De Europa Ziekenhuizen verwerken alle gegevens die kandidaten verstrekken wanneer zij een inschrijvingsformulier invullen, hetzij als reactie op een vacature, hetzij via een spontane sollicitatie.
Voor het invullen van deze formulieren worden kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) te verstrekken en een cv te bezorgen.
Na het overmaken van deze gegevens kunnen kandidaten, indien zij dat wensen, inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de reeds verstrekte gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de hierna beschreven doeleinden, zoals beroepservaring, opleiding, talenkennis, gewenst salaris en foto.
b. Telefonisch en/of videogesprek
Wanneer een kandidaat ervoor kiest de voornoemde gegevens te verstrekken via een inschrijvingsformulier en/of een spontane sollicitatie, aanvaardt hij of zij uitdrukkelijk dat de Europa Ziekenhuizen deze gegevens gebruiken om telefonisch en/of per e-mail contact op te nemen teneinde bijkomende informatie te verstrekken en, indien gewenst, bijkomende informatie te verkrijgen over de professionele verwachtingen van de kandidaat.
c. Sollicitatiegesprek
Wanneer een kandidaat ermee instemt een sollicitatiegesprek te voeren met de Europa Ziekenhuizen, aanvaardt hij of zij uitdrukkelijk dat de Europa Ziekenhuizen zijn of haar persoonsgegevens gebruiken om hem of haar uit te nodigen voor dit gesprek en om de kandidaat tijdens dit gesprek te evalueren, onder meer via psychotechnische tests, alsook om de verstrekte referenties en informatie te verifiëren. Dit impliceert onder meer dat de Europa Ziekenhuizen indien nodig, contact opnemen met de door de kandidaat opgegeven ondernemingen en/of organisaties.
4. Doeleinden van de verwerking
Deze gegevens worden door de Europa Ziekenhuizen verwerkt met het oog op de aanwerving van nieuwe medewerkers en het analyseren en beheren van sollicitaties. Dit omvat onder meer:
· het verzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een persoonlijk gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten, enz.;
· het opslaan van deze gegevens;
· het raadplegen van deze gegevens;
· het verifiëren en analyseren van deze gegevens;
· het opstellen van statistieken, marktonderzoeken, enz. met als doel de kandidatenervaring te verbeteren;
· het eventuele gebruik van tools voor artificiële intelligentie die uitsluitend tot doel hebben het opstellen van interne verslagen en de organisatie van het rekruteringsproces te vergemakkelijken.
5. Gebruik van tools voor artificiële intelligentie
In het kader van het rekruteringsproces kunnen de Europa Ziekenhuizen gebruikmaken van automatische transcriptie van sollicitatiegesprekken om het opstellen van interne verslagen te vergemakkelijken. Deze transcriptie wordt uitsluitend gebruikt voor organisatorische en administratieve doeleinden, met eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de gesprekken. In voorkomend geval kan de transcriptie worden geanalyseerd door een tool voor artificiële intelligentie, uitsluitend met het oog op het opstellen van een samenvatting van het gesprek.
De gegevens die voortvloeien uit deze transcriptie worden slechts bewaard gedurende de strikt noodzakelijke periode voor de behandeling van de sollicitatie en zijn niet onderworpen aan enige geautomatiseerde besluitvorming die juridische of andere significante gevolgen heeft voor de kandidaat.
6. Rechtsgrond van de verwerking
De verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van het rekruteringsproces zijn noodzakelijk voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de kandidaat worden genomen.
Bepaalde verwerkingen kunnen eveneens gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de Europa Ziekenhuizen om hun verwerkingsproces te organiseren, te beheren en te beveiligen.
Het verstrekken van bepaalde gegevens is noodzakelijk voor de beoordeling van de sollicitatie. Bij gebreke daarvan kunnen de Europa Ziekenhuizen mogelijk niet in staat zijn de sollicitatie te behandelen.
7. Delen van gegevens
De gegevens van kandidaten worden uitsluitend gedeeld met:
· de kandidaten zelf;
· personeelsleden van de Europa Ziekenhuizen;
· de verwerkers van de Europa Ziekenhuizen (IT-hosting, leverancier van de rekruteringstool en, in voorkomend geval, AI-tools), voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdrachten of in de gevallen voorzien door de wet;
· overheidsinstanties, in de gevallen voorzien door de wet.
8. Doorgifte naar derde landen
De persoonsgegevens van kandidaten kunnen worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie (EU) / de Europese Economische Ruimte (EER) die een passend beschermingsniveau bieden, zoals vastgesteld door specifieke besluiten van de Europese Commissie.
Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EER die geen passend beschermingsniveau waarborgen, vindt slechts plaats na het sluiten van specifieke overeenkomsten tussen de Europa Ziekenhuizen en de ontvanger van de gegevens, die passende waarborgen en beschermingsmechanismen bevatten voor de bescherming van persoonsgegevens, met name de zogenaamde “standaardcontractbepalingen” die eveneens door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of anderszins in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.
9. Bewaartermijn van de gegevens
Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Europa Ziekenhuizen vzw bewaard worden.
De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 2 jaren na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee Europa Ziekenhuizen vzw tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.
De kandidaten worden per e-mail 16 weken voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet Europa Ziekenhuizen vzw vragen hun gegevens langer te behouden, zodat Europa Ziekenhuizen vzw hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 2 jaren, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 16 weken niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.
10. Uw rechten
Door in te loggen op hun persoonlijke profiel kunnen kandidaten te allen tijde toegang krijgen tot hun persoonsgegevens, deze raadplegen, wijzigen, verbeteren of verwijderen. Zij beschikken eveneens over het recht om hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens in te trekken.
De intrekking van deze toestemming leidt tot de onmiddellijke en definitieve verwijdering van de betrokken gegevens.
Onverminderd deze functionaliteiten kan elke kandidaat al zijn of haar rechten uitoefenen krachtens de AVG, waaronder het recht op kosteloze verkrijging van een kopie van zijn of haar persoonsgegevens (ook in elektronische vorm), het recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door het indienen van een gedateerde en ondertekende aanvraag, vergezeld van een identiteitsbewijs, hetzij per e-mail aan de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via het volgende adres: gdpr@cdle.be, hetzij per post naar het volgende adres: De Frélaan 206, 1180 Ukkel (Brussel).
Een antwoord wordt verstrekt binnen een termijn van één maand na ontvangst van de aanvraag.
Indien een kandidaat een klacht wenst in te dienen, kan dit door een schrijven te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Een klacht kan ook online worden ingediend via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of per e-mail via contact@apd-gba.be.
11. Beveiligingsmaatregelen
De persoonsgegevens van kandidaten worden verwerkt in België en opgeslagen in een datacenter in Nederland.
De leverancier van de rekruteringstool neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen manipulatie en ongeoorloofde toegang, en stelt alles in het werk om deze maatregelen zo actueel mogelijk te houden, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, alsook de risico’s voor de kandidaten.
12. Actualisering van het beleid
Deze privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd in januari 2026.