Politique de confidentialité des candidats à l’emploi

Introduction

Aux Cliniques de l’Europe, la protection de la vie privée et des données à caractère personnel constitue une priorité essentielle. À ce titre, tout traitement de données personnelles est effectué dans le respect du Règlement général sur la protection des données (le « RGPD ») ainsi que des autres législations applicables en matière de protection des données.

La présente politique de confidentialité s’applique aux données personnelles des candidats à un emploi qui sont traitées au cours des processus de candidature et de recrutement.

1. Responsable de traitement

Les Cliniques de l’Europe, agissent en qualité de responsable de traitement au sens de l’article 4, point 7, du RGPD, pour l’ensemble des traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du recrutement des candidats.

Le fournisseur de l’outil de recrutement, Profile Group, intervient exclusivement en qualité de sous-traitant, traitant les données pour le compte des Cliniques et sur la base de leurs instructions documentées.

2. Types de données traitées

Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
Curriculum académique ;
Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
Expériences professionnelles ;
Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
Publications ;
Informations concernant l’emploi actuel ;
Informations concernant le recrutement ;
Informations concernant la fin de l’emploi ;
Données relatives à la carrière ;
Données relatives à l’organisation du travail ;
Données salariales ;
Evaluation ;
Formation à la fonction ;
Images ;
Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
Données relatives aux activités de loisirs et intérêts
Enregistrements audio et/ou vidéo d’entretiens de recrutement ;
Transcriptions automatiques d’entretiens, générées à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle.

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi, quand un candidat remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel des Cliniques, il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la via ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions.

3. Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

Envoi d’une candidature

Les Cliniques de l’Europe traitent l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données aux Cliniques de l’Europe, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo.

Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que les Cliniques de l’Europe utilisent ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations de la part des Cliniques de l’Europe et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec les Cliniques de l’Europe, il accepte explicitement que les Cliniques utilisent ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que les Cliniques de l’Europe prennent le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

4. Finalités du traitement

Ces données sont traitées par les Cliniques de l’Europe pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. Ceci implique :

La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.
La sauvegarde de ces données ;
La consultation de ces données ;
La vérification et l’analyse de ces données ;
La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;
L’utilisation éventuelle d’outils d’intelligence artificielle visant uniquement à faciliter la rédaction de comptes rendus internes et l’organisation du processus de recrutement.

5. Utilisation d’outils d’intelligence artificielle

Dans le cadre du processus de recrutement, les Cliniques de l’Europe peuvent recourir à une transcription automatique des entretiens afin de faciliter la rédaction des comptes rendus internes. Cette transcription est utilisée exclusivement à des fins organisationnelles et administratives, dans le respect de la confidentialité des échanges. Le cas échéant, la transcription peut être analysée par un outil d’intelligence artificielle uniquement dans le but de produire une synthèse de l’entretien.

Les données issues de cette transcription ne sont conservées que pendant la durée strictement nécessaire au traitement de la candidature et ne font l’objet d’aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatives pour le candidat.

6. Base juridique du traitement

Les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du processus de recrutement sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat.

Certains traitements peuvent également être fondés sur l’intérêt légitime des Cliniques de l’Europe à organiser, gérer et sécuriser leur processus de traitement.

La communication de certaines données est indispensable à l’examen de la candidature. A défaut, les Cliniques pourraient ne pas être en mesure de pas traiter la candidature.

7. Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

Les candidats eux-mêmes ;
Les membres du personnel des Cliniques de l’Europe ;
Les sous-traitants des Cliniques de l’Europe (l’hébergeur informatique, le fournisseur de l’outil de recrutement et, le cas échéant, les outils d’IA) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;
Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

8. Transferts vers pays tiers

Les données personnelles des candidats peuvent être transférées vers des pays en dehors de l’Union européenne (UE) / de l’Espace économique européen (EEE) qui offrent un niveau adéquat de protection des données, tel qu’établi par des décisions spécifiques de la Commission européenne.

Le transfert des données personnelles vers des pays qui n’appartiennent pas à l’UE/ EEE et qui n’assurent pas un niveau de protection adéquat ne sera effectué qu’après la conclusion entre les Cliniques de l’Europe et le destinataire des données, des accords spécifiques contenant des clauses de sauvegarde et des garanties appropriées pour la protection des données personnelles qui sont dites « clauses contractuelles types », également approuvées par la Commission européenne, ou autrement en conformité avec le chapitre V du RGPD.

9. Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par les Cliniques de l’Europe asbl.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 2 ans après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet aux Cliniques de l’Europe asbl durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par email 16 semaine(s) avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement aux Cliniques de l’Europe asbl de conserver leurs données pour un nouveau délai de 2 ans afin de permettre aux Cliniques de l’Europe asbl de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 2 ans, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 16 semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

10. Droits

En se connectant à leur profil personnel, les candidats peuvent, à tout moment, accéder à leurs données à caractère personnel, les consulter, les modifier, les corriger ou les supprimer. Ils disposent également du droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles.

Le retrait de ce consentement entraîne la suppression immédiate et définitive des données concernées.

Sans préjudice de ces fonctionnalités, chaque candidat peut exercer l’ensemble de ses droits en vertu du RGPD, notamment le droit d’obtenir une copie gratuite de ses données à caractère personnel (y compris sous format électronique), le droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement ainsi que le droit à la portabilité des données.

Ces droits peuvent être exercés moyennant l’envoi d’une demande datée et signée, accompagnée d’un justificatif d’identité, adressée soit par courrier électronique au Délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante : gdpr@cdle.be, soit par courrier postal à l’adresse suivante : Avenue De Fré 206, 1180 Uccle (Bruxelles).

Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Si un candidat souhaite déposer une plainte, il peut le faire en adressant un courrier auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Une plainte peut aussi être déposée en ligne via le site www.autoriteprotectiondonnees.be ou par email à contact@apd-gba.be.

11. Mesures de sécurité

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

12. Mise à jour de la politique

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois en janvier 2026.