Responsable des admissions

A propos des Cliniques de l’Europe

Les Cliniques de l’Europe, accréditées JCI, forment un ensemble hospitalier de référence pour Bruxelles et ses environs. En tant qu’hôpital général multilingue, nous offrons des soins globaux, et ce, sur nos deux sites hospitaliers (Ste-Elisabeth à Uccle et St-Michel à Etterbeek) et nos deux polycliniques (Bella Vita Medical Center à Waterloo et Inkendaal).

Nos 300 médecins spécialistes et nos 1800 membres du personnel utilisent chaque jour leurs compétences au bénéfice de nos 2500 patients quotidiens pour poser de manière efficace un diagnostic précis, offrir un traitement adapté et leur garantir une approche personnalisée, dans le respect de chacun. Pour ce faire, nous utilisons des technologies médicales de pointe, dans une infrastructure moderne qui nous permet d’offrir à chaque patient des soins de haute qualité en toute sécurité et dans le plus grand confort possible.

Fonction

Votre mission est de diriger, sous le contrôle et la direction de la coordinatrice des services administratifs, le service des Admissions et de la Polyclinique du site de St-Michel.

En collaboration avec vos responsables et votre équipe, vous supervisez le service administratif afin d'offrir un soutien administratif de qualité et dans les temps aux patients et aux différents services.

Dans ce cadre, vous êtes entre autres responsable de :

• Superviser et organiser le service des admissions afin d’assurer un soutien administratif fiable, efficace et dans les délais,
• Planifier, répartir et ajuster le travail de l’équipe en fonction des besoins opérationnels du service,
• Encadrer, accompagner et évaluer les collaborateurs, identifier leurs besoins en formation et gérer les situations de conflit,
• Garantir la bonne application des procédures institutionnelles et des directives de la direction au sein du service,
• Travaillez en étroite collaboration et de manière transversale avec les acteurs internes et externes à l'amélioration continue des processus et du service,
• Assurer la qualité des prestations administratives et initier des actions d’amélioration continue,
• Gérer le budget du service, suivre les dépenses et contrôler les factures,
• Résoudre les problèmes liés au fonctionnement du service ou aux dossiers administratifs complexes,
• Participer, lorsque nécessaire, aux tâches administratives quotidiennes du service,
• Assurer la communication interne avec les différents services et le suivi des informations administratives liées aux patients,
• Veiller à la disponibilité du matériel et des outils nécessaires pour permettre un travail optimal de l’équipe.

Profil

• Bilingue (Nl/Fr) et bonne connaissance des applications informatiques,
• Expérience confirmée en gestion d’équipe : capacité à encadrer, motiver et développer une équipe, à mener des évaluations, identifier les besoins en formation et accompagner la montée en compétences,
• Aptitude à instaurer un cadre clair, structuré et cohérent pour l’équipe, avec une capacité à gérer les conflits, accompagner le changement et maintenir un climat de travail positif,
• Forte capacité d’organisation et de planification, avec une habileté à gérer des plannings et à assurer la continuité opérationnelle du service,
• Compétences en pilotage de projets : capacité à identifier des axes d’amélioration, à élaborer des projets d’optimisation des processus administratifs, à coordonner les étapes et à assurer leur implémentation dans le service,
• Capacité à mobiliser les équipes autour des projets, à communiquer les objectifs et à accompagner les collaborateurs dans l’appropriation des nouvelles pratiques,
• Maîtrise des procédures administratives, de la législation applicable au domaine hospitalier et du fonctionnement institutionnel,
• Aptitude à analyser les dysfonctionnements, proposer des solutions concrètes et durablement améliorer l’efficacité du service,
• Solides compétences en communication, tant pour relayer les informations internes que pour collaborer efficacement avec les patients, les services médicaux et administratifs,
• Rigueur dans le suivi administratif, la gestion budgétaire et le contrôle des factures, avec un sens aigu des responsabilités,
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et capacité à travailler avec précision dans un environnement où le travail sur écran est fréquent.

Offre

Nous vous offrons un contrat à durée indéterminée à temps plein dans un hôpital moderne et de qualité. Outre une rémunération barémique (IFIC 16) garantissant une évolution salariale annuelle, une prime de fin d’année, ainsi qu’une sécurité de l’emploi au sein d’un hôpital qui place le patient et son personnel au centre de ses préoccupations, nous vous offrons :

• Un travail dans un hôpital accrédité JCI, gage d’un engagement dans la qualité des soins, la sécurité du patient et le professionnalisme de nos équipes
• Une assurance hospitalisation DKV en Belgique et à l’étranger
• Tarifs préférentiels en ce qui concerne les soins médicaux dans nos hôpitaux pour vous et les personnes qui vivent sous le même toit
• Formations internes et externes intégralement prises en charge en ce compris les spécialisations et master complémentaires pertinents
• Formations linguistiques gratuites en groupe ou en immersion
• Abonnement téléphonique pris en charge par l’employeur après réussite d’un test de bilinguisme
• Prise en charge par l’hôpital d’une partie du coût des repas
• 1 jour de congé d’ancienneté supplémentaire tous les 5 ans, sans limite maximale
• Frais de transport pris en charge (abonnements transports en commun, vélo, voiture)
• Des avantages exclusifs grâce à Benefits@Work sur des marques attractives, permettant de profiter de réductions tout au long de l’année
• Programme bien-être et organisation de défis sportifs et de cours collectifs gratuits (Crossfit, SquadEasy,Run@Work)
• Reprise de la totalité de l'ancienneté dans une fonction similaire.

La diversité dans toutes ses dimensions est une valeur essentielle aux Cliniques de l’Europe. Nous sommes persuadés que le genre, l’origine, l’âge, l’orientation sexuelle, la philosophie de vie, ou le handicap sont autant d’éléments qui constituent notre individualité et la force de nos équipes.